La loi dite TEPA, visant à améliorer le pouvoir d'achat des salariés grâce à des mesures fiscales et sociales en faveur des heures complémentaires et supplémentaires a incontestablement relancé les revendications des salariés réclamant leur droit au paiement des heures supplémentaires (nous laisserons de côté ici la problématique spécifique des heures complémentaires). Et quoi de plus légitime si les heures de travail ont réellement été faites ?

Une situation se présente, malheureusement assez fréquente, où l'employeur se contente d'afficher un horaire, donne des instructions verbales parfois mal comprises pour faire effectuer des heures supplémentaires, n'en assure pas le suivi administratif et le retour d'informations aux salariés. Au cœur du litige vont rapidement s'installer deux interrogations.

1/ Les heures supplémentaires ont-elles bien été commanditées par l'employeur ?

Rappelons que l'organisation du temps de travail incombe au chef d'entreprise. Il décide unilatéralement de l'existence, de l'augmentation ou de la réduction, de la suppression, des heures supplémentaires soit en volume, soit pour ce qui concerne leur moment et leur bénéficiaires.

Il ne peut être autrement lié que par ses propres engagements antérieurs actés au contrat de travail, ou bien par les engagements de la Convention Collective Nationale applicable. En outre, le recours aux heures supplémentaires se fait dans le cadre des lois et dispositions conventionnelles qui les réglementent (plafond annuel, repos compensateur …).

Néanmoins, il arrive que le salarié décide lui-même de travailler « plus ». C'est d'ailleurs souvent par conscience professionnelle et volonté de bien faire. S'y ajoute parfois un déficit d'instruction et d'encadrement qualitatif du manager. Il revient à l'employeur de recadrer la situation qui ne lui convient pas a posteriori, au besoin devant témoins, ou bien par note de service ou lettre individuelle, de sorte à rappeler que les heures supplémentaires auto décidées par le salarié peuvent justifier des sanctions disciplinaires.

2/ De quelles preuves l'employeur dispose-t-il à l'égard de l’effectivité des heures supplémentaires ?

L'horaire collectif de travail doit être affiché par l'employeur et transmis à l'inspection du travail. L'employeur doit également établir les documents nécessaires au décompte individuel de la durée du travail, éventuellement au moyen de l'informatique, lorsque les salariés d'un même service ou atelier ne sont pas occupés selon le même horaire collectif. Dans ce cas, les enregistrements doivent être quotidiens, récapitulés hebdomadairement et communiqués mensuellement aux salariés. Tous ces documents doivent être conservés cinq ans, durée de prescription des salaires.

D'autre part, en cas de contestation, un règlement amiable du litige est toujours facilité par le dialogue direct avec la hiérarchie de proximité. L’intermédiation du comptable ou du service Ressources Humaines est un pis-aller dans bien des cas. Si les points de vue sont inconciliables, les Prud'hommes seront saisis par le salarié.

Le juge forme sa conviction sur la base des informations fournies par les deux parties. Il existe en cette matière un contentieux important et subtil. Concernant le salarié, le juge exige de sa part qu'il étaye sa demande par tous moyens, envisagés comme un commencement de preuve. Du côté de l'employeur, l'exigence de preuves sera plus forte car la loi encadre déjà précisément les obligations qui lui incombent en matière de décompte de la durée du travail.

Dans certains cas extrêmes, on se trouve dans le cas de figure où le salarié tient seul un décompte de ses heures supplémentaires, sur un petit carnet non validé par l'employeur et parfois même inconnu de lui. Pour le moment, la jurisprudence n'a pas encore établi clairement si elle doit donner raison au salarié sur la base de ses seules allégations écrites et en l'absence de preuves contraires fournies par l'employeur. Si le contentieux des heures supplémentaires venait à exploser, gageons que la Cour de Cassation se dirigerait vers cette solution. Il lui resterait un ultime pas à franchir en décidant de manière prétorienne que le doute bénéficie au salarié, ce qui n’est pas encore le cas dans ce segment du contentieux.

Votre tranquillité passe donc par une solide organisation de la prescription des heures supplémentaires, puis par leur rigoureux suivi a posteriori. Ceci engage à une logistique administrative qu'on peut juger contraignante. Mais elle est incontournable.

Rappelons que la nécessité de collecter de manière fiable et régulière le décompte de la durée du travail, ci-dessous développée, est encore renforcée par le décret qui fixe les modalités d'application de l'article 1er de la loi n° 2007-1223 du 21 août 2007 dite TEPA, applicable au 1er octobre 2007. L’employeur doit tenir un récapitulatif hebdomadaire par salarié du nombre d'heures supplémentaires ou complémentaires effectuées, indiquant leur taux de majoration et le mois au cours duquel elles sont rémunérées. Ces informations devraient également être tenues par les employeurs utilisant le TEE, le chèque emploi TPE, le CESU, le Pajemploi.